Wer zahlt: fast immer der Veranstalter
Die Frage kommt regelmäßig, und die Antwort ist unbequem eindeutig: In der Regel zahlen die Veranstalter. Das betrifft alle Events, bei denen urheberrechtlich geschützte Musik öffentlich abgespielt wird – von Konzerten und Musikveranstaltungen über Firmenfeiern bis zu Sportveranstaltungen mit Musikeinsatz.
Weder die Band noch der DJ noch die Technikfirma übernimmt das. Wer eine Veranstaltung ausrichtet, ist gegenüber der GEMA in der Pflicht, unabhängig davon, wer die Musik tatsächlich abspielt.
Das gilt auch dann, wenn die Musik nur nebenbei läuft. Hintergrundmusik beim Empfang, ein Einspieler zur Begrüßung, das Musikbett unter einem Imagefilm – all das ist öffentliche Wiedergabe, sobald die Veranstaltung als öffentlich gilt.
Was bei verspäteter Anmeldung passiert
Hier liegt der eigentliche Kostenpunkt. Wird die GEMA nicht rechtzeitig angemeldet, drohen Nachzahlungen. Die GEMA kann rückwirkend Lizenzgebühren verlangen, wodurch es deutlich teurer wird als bei rechtzeitiger Anmeldung.
Der Unterschied ist kein Rundungsfehler. Wer vorher meldet, zahlt den regulären Tarif und kann je nach Konstellation Nachlässe in Anspruch nehmen. Wer nachträglich auffällt, zahlt den vollen Satz – und hat den Verwaltungsaufwand zusätzlich.
Besonders ärgerlich ist das, weil die Anmeldung selbst wenig Aufwand bedeutet. Sie scheitert fast nie an der Komplexität, sondern daran, dass sich niemand zuständig fühlt.
Warum das in die Technikplanung gehört
Auf den ersten Blick hat eine Lizenzfrage nichts mit Licht und Ton zu tun. In der Praxis fällt sie trotzdem uns auf, weil wir bei der technischen Planung den Ablauf durchgehen: Wann läuft welcher Einspieler, wer spielt wann, gibt es einen DJ, kommt eine Band.
Genau an dieser Stelle wird sichtbar, dass Musik im Spiel ist. Deshalb steht der Punkt bei uns auf der Planungsliste – neben Stromversorgung, Fluchtwegen und der Frage, ob die Versammlungsstättenverordnung greift.
Eine gute Eventplanung braucht mehr als eine gute Idee: Alle rechtlichen und organisatorischen Aspekte müssen berücksichtigt werden, und die Musiklizenzen sind einer davon.
Die Künstlersozialkasse als zweite Baustelle
Weniger bekannt, aber für Unternehmen mit regelmäßigen Veranstaltungen relevant: die Künstlersozialabgabe. Wer selbstständige Künstlerinnen und Publizisten beauftragt, kann abgabepflichtig sein – und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine Band, eine Grafikerin oder einen Fotografen handelt.
Anders als bei der GEMA gibt es hier keine Anmeldung pro Veranstaltung, sondern eine jährliche Meldung. Wer sie über Jahre versäumt, bekommt bei einer Prüfung rückwirkend eine Rechnung. Auch das ist ein Punkt, den Marketing- und Eventabteilungen häufig nicht auf dem Schirm haben, weil er beim Rechnungswesen liegt.
Was wir tun und was nicht
Wir melden nichts in eurem Namen an – das können wir nicht, weil ihr Vertragspartner seid und nicht wir. Was wir tun: darauf hinweisen, den Punkt im Ablaufplan festhalten und rechtzeitig daran erinnern.
Das klingt nach wenig. In der Praxis ist genau dieser Hinweis oft der Unterschied zwischen einer regulären Gebühr und einer Nachzahlung, weil er zu einem Zeitpunkt kommt, an dem noch jemand handeln kann.
